Karyawan Proforest (termasuk mereka yang memiliki kontrak kerja waktu tertentu atau mantan karyawan), mitra, klien, atau pemasok yang mengetahui, atau secara wajar mencurigai adanya malpraktek yang dilakukan oleh Proforest, karyawan, kontraktor, klien, atau mitra kami diharuskan untuk menggunakan prosedur ini.
Proforest mengharapkan semua karyawan untuk menjaga standar integritas dan kejujuran tertinggi dan mendorong semua karyawan, klien, mitra, atau pemasok untuk melaporkan segala bentuk malpraktik yang dirasakan atau diketahui di tempat kerja. Merupakan kebijakan kami untuk melindungi mereka yang menyampaikan kekhawatiran yang tulus mengenai malpraktek dari viktimisasi, diskriminasi, dan kerugian. Formulir ini menyediakan mekanisme yang aman dan tepercaya untuk melaporkan malpraktik di tempat kerja dan memastikan bahwa masalah yang dilaporkan akan ditangani dengan cepat dan efektif.
Jenis-jenis hal yang dianggap sebagai "malpraktik" untuk tujuan prosedur ini meliputi hal-hal berikut:
- Pelanggaran pidana atau pelanggaran kewajiban hukum
- Penyuapan, korupsi, atau penipuan, termasuk menerima atau memberikan hadiah atau keramahtamahan yang tidak wajar
- Pemalsuan catatan atau penyalahgunaan aset
- Kegagalan untuk mematuhi standar profesional atau Kode Etik yang sesuai
- Kegagalan untuk mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melaporkan dan memperbaiki situasi apa pun yang mungkin menimbulkan biaya yang dapat dihindari secara signifikan, atau hilangnya pendapatan bagi Proforest atau akan sangat merugikan Proforest
- Penindasan, pelecehan, eksploitasi dan pelecehan seksual
- Penyalahgunaan wewenang
- Menyebabkan kerusakan pada lingkungan atau bahaya bagi kesehatan dan keselamatan individu
- Segala upaya untuk menyembunyikan hal-hal di atas
Kerahasiaan
Proforest berkomitmen untuk melindungi siapa pun yang menyampaikan kekhawatiran tentang malpraktik di dalam Proforest.
Kami akan berusaha memperlakukan semua pengungkapan dan informasi mengenai tindakan apa pun yang diambil berdasarkan kebijakan ini dengan cara yang rahasia dan sensitif.
Kami biasanya mengharapkan orang-orang untuk mencantumkan nama mereka pada setiap pengungkapan atau tuduhan yang mereka buat. Kekhawatiran yang diungkapkan secara anonim biasanya tidak akan ditanggapi. Namun demikian, atas kebijaksanaan kami, kami dapat memutuskan untuk melakukannya setelah mempertimbangkan
- Keseriusan masalah yang diangkat; dan
- Kredibilitas dari setiap tuduhan; dan
- Kemungkinan untuk dapat membuktikan tuduhan tersebut melalui sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Identitas orang yang mengajukan tuduhan akan tetap dirahasiakan, kecuali jika disetujui oleh orang tersebut, selama hal itu tidak menghalangi atau menggagalkan penyelidikan. Namun demikian, proses investigasi mungkin pada tahap tertentu perlu mengungkapkan sumber informasi, dan orang yang membuat pengungkapan tersebut mungkin pada tahap itu perlu memberikan pernyataan yang dapat diatribusikan sebagai bagian dari bukti yang akan disajikan.
Selama proses investigasi, kami akan, sejauh yang dimungkinkan secara wajar tanpa mengurangi investigasi tersebut, berusaha menjaga kerahasiaan nama-nama orang yang disebutkan dalam suatu tuduhan.
Formulir pengungkapan
Formulir berikut ini dikirimkan kepada Le Chen, direktur operasional grup dan Hilary McDonald, konsultan SDM Proforest.
Dalam waktu dua hari kerja sejak diterimanya pengungkapan, pertemuan tinjauan awal baik secara fisik maupun melalui konferensi video akan diselenggarakan dengan direktur operasional grup, manajer SDM grup, dan dua anggota Grup Direktur Eksekutif lainnya untuk memutuskan apakah masalah tersebut termasuk dalam cakupan prosedur ini, dan jika ya, apakah ada alasan untuk melanjutkan investigasi.
Jika masalah tersebut akan menjadi subjek investigasi, investigasi harus dilakukan sesensitif mungkin dan biasanya selesai dalam waktu delapan minggu setelah pengungkapan dilakukan. Dalam beberapa kasus, mungkin tepat untuk melibatkan ahli atau agen eksternal dalam penyelidikan.
Jika suatu tuduhan menyangkut individu yang disebutkan namanya, orang yang bersangkutan akan diberitahu tentang tuduhan tersebut dan bukti-bukti yang mendukungnya. Orang yang bersangkutan akan diundang untuk menanggapi tuduhan tersebut sebagai bagian dari investigasi sebelum kesimpulan akhir diambil. Titik di mana individu yang bersangkutan perlu diberitahu akan tergantung pada sifat kasusnya.
Sebuah laporan yang merangkum semua pengungkapan dan penyelidikan serta tindakan selanjutnya yang diambil akan dibuat oleh Direktur yang memimpin proses tersebut.
Menghubungi Wali Amanat Proforest Initiative UK
Siapa pun dapat melapor kepada wali amanat PIUK secara langsung, jika terjadi insiden serius terkait program atau proyek Proforest yang dilaksanakan oleh entitas Proforest mana pun yang sebagian atau seluruhnya didanai oleh pendanaan PIUK. Pengungkapan harus disampaikan secara tertulis dan dikirimkan kepada Ketua Wali Amanat PIUK dan Wali Amanat yang ditunjuk melalui email ProforestInitiativeUK.chair@gmail.com.