El personal de Proforest (incluidos aquellos con contratos temporales o antiguos empleados), socios, clientes o proveedores que tengan conocimiento o sospechas razonables de malas prácticas por parte de Proforest, nuestros empleados, contratistas, clientes o socios deben utilizar este procedimiento.
Proforest espera que todos los empleados mantengan los más altos niveles de integridad y honestidad y anima a todos los empleados, clientes, socios o proveedores a informar de cualquier mala práctica percibida o conocida en el lugar de trabajo. Nuestra política es proteger de la victimización, la discriminación y las desventajas a aquellos que planteen preocupaciones genuinas sobre malas prácticas. Este formulario ofrece un mecanismo seguro y fiable para denunciar las malas prácticas en el lugar de trabajo y garantizar que los asuntos planteados se traten con rapidez y eficacia.
Los tipos de asuntos considerados como "malas prácticas" a efectos de este procedimiento incluyen los siguientes:
- Delitos penales o incumplimiento de obligaciones legales
- Soborno, corrupción o fraude, incluida la recepción o entrega de regalos u hospitalidad indebidos.
- Falsificación de registros o uso indebido de activos
- Incumplimiento de las normas profesionales apropiadas o del Código de Conducta.
- No tomar medidas razonables para informar y rectificar cualquier situación que pueda dar lugar a un coste significativo evitable o a una pérdida de ingresos para Proforest, o que pueda perjudicarla gravemente de cualquier otro modo.
- Intimidación, acoso, explotación y abuso sexual
- Abuso de autoridad
- Causar daños al medio ambiente o poner en peligro la salud y la seguridad de cualquier persona
- Cualquier intento de ocultar cualquiera de los anteriores
Confidencialidad
Proforest se compromete a proteger a cualquier persona que plantee inquietudes sobre malas prácticas dentro de Proforest.
Intentaremos tratar todas las revelaciones y la información relativa a cualquier acción emprendida en virtud de esta política de forma confidencial y sensible.
Normalmente esperamos que las personas pongan su nombre en cualquier revelación o alegación que hagan. Las preocupaciones expresadas de forma anónima no se tratarán normalmente. Sin embargo, a nuestra discreción, podemos decidir hacerlo después de tener en cuenta:
- La gravedad de las cuestiones planteadas.
- La credibilidad de las alegaciones; y
- La probabilidad de poder corroborar la alegación a través de fuentes atribuibles.
La identidad de la persona que presente una denuncia se mantendrá confidencial, a menos que se acuerde lo contrario con dicha persona, siempre que no obstaculice o frustre la investigación. Sin embargo, es posible que en algún momento del proceso de investigación sea necesario revelar la fuente de la información, y que la persona que hace la revelación tenga que proporcionar en ese momento una declaración atribuible como parte de las pruebas que se presenten.
En el curso de cualquier investigación, nos esforzaremos, en la medida de lo razonablemente posible y sin perjudicar dicha investigación, por mantener la confidencialidad con respecto a los nombres de cualquier persona citada en una alegación.
Formulario de denuncia
El siguiente formulario se entrega a Le Chen, directora de operaciones del grupo y a Hilary McDonald, consultora de RR.HH. de Proforest.
En el plazo de dos días laborables a partir de la recepción de la denuncia, se organizará una reunión de revisión preliminar, ya sea físicamente o por videoconferencia, con el director de operaciones del grupo, el director de RRHH del grupo y otros dos miembros del Grupo de Directores Ejecutivos para decidir si el asunto entra en el ámbito de este procedimiento y, en caso afirmativo, si hay motivos para proceder a una investigación.
Cuando el asunto sea objeto de una investigación, ésta se llevará a cabo con la mayor sensibilidad posible y normalmente se completará en un plazo de ocho semanas a partir del momento en que se haya producido la revelación. En algunos casos, puede ser conveniente implicar en la investigación a expertos o agentes externos.
Cuando una denuncia se refiera a una persona determinada, se informará a la persona afectada de la denuncia y de las pruebas que la apoyan. Se le invitará a responder a la acusación como parte de la investigación antes de llegar a una conclusión final. El momento oportuno para informar a la persona dependerá de la naturaleza del caso.
El Director que dirija el proceso elaborará un informe en el que se resumirán todas las revelaciones e investigaciones y las medidas adoptadas posteriormente.
Cómo ponerse en contacto con los trustees de Proforest Initiative UK
Cualquier persona puede informar directamente a los administradores de PIUK si un incidente grave afecta a un programa o proyecto de Proforest ejecutado por cualquier entidad de Proforest que esté parcial o totalmente financiada por PIUK. Las denuncias deben presentarse por escrito y enviarse a la atención del Presidente de los trustees de PIUK y del trustees designado a través del correo electrónico ProforestInitiativeUK.chair@gmail.com.