Denuncia de irregularidades ('Whistleblowing')
Esta política de Proforest obliga a su personal (incluido quienes tienen contratos de duración determinada o antiguos empleados), sus socios, sus clientes o sus proveedores que tengan conocimiento, o sospechen razonablemente, de irregularidades por parte de Proforest, de nuestro personal, contratistas, clientes o socios, a utilizar este procedimiento.
Proforest espera que todos sus empleados(as) mantengan los más altos niveles de integridad y honestidad y anima a todos sus empleados(as), clientes, socios o proveedores a informar de cualquier irregularidad percibida o conocida en el lugar de trabajo. Nuestra política es proteger de la victimización y la discriminación, así como a evitar perjuicios, a quienes plantean preocupaciones genuinas en materia de irregularidades. Este formulario proporciona un mecanismo seguro y confiable con el que denunciar las irregularidades en el lugar de trabajo y garantizar que los asuntos planteados se traten con rapidez y eficacia.
Los tipos de asuntos considerados como “irregularidades” a efectos de este procedimiento son los siguientes:
- Delitos o incumplimiento de una obligación legal
- Soborno, corrupción o fraude, incluido recibir o entregar regalos u atenciones sociales fuera de lo razonable
- Falsificación de registros o uso indebido de activos
- Incumplimiento de estándares profesionales adecuados o del Código de Conducta
- No tomar medidas razonables para informar y rectificar cualquier situación que pueda dar lugar a un coste significativo evitable, o a una pérdida de ingresos para Proforest o que pueda perjudicarla gravemente de cualquier otro modo
- Intimidación, acoso, explotación sexual y cualquier otro tipo de abusos
- Abuso de autoridad
- Daños al medio ambiente o poner en peligro la salud y la seguridad de cualquier persona
- Cualquier intento de ocultar algo de lo anterior
Confidencialidad
Proforest se compromete a proteger a cualquier persona que plantee dudas sobre posibles irregularidades dentro de Proforest.
Nos proponemos tratar de forma confidencial y con delicadeza todas las denuncias y toda información relativas a cualquier acción emprendida en el marco de esta política.
Normalmente, esperamos que las personas den su nombre cuando hagan cualquier revelación o alegación. Normalmente las alegaciones expresadas de forma anónima no serán atendidas. Sin embargo, a nuestra discreción, es posible que decidamos hacerlo una vez que se haya tenido en cuenta:
- La gravedad de las cuestiones planteadas; y
- La credibilidad de las alegaciones; y
- La probabilidad de poder corroborar la acusación a través de fuentes atribuibles.
La identidad de la persona que presente una denuncia se mantendrá confidencial, a menos que se acuerde lo contrario con esa persona, y siempre que no obstaculice o frustre la investigación. Sin embargo, es posible que en algún momento del proceso de investigación sea necesario revelar la fuente de la información, y que la persona que hace la denuncia tenga que proporcionar en ese momento una declaración atribuible como parte de las pruebas que se presenten.
Durante el curso de cualquier investigación nos esforzaremos, en la medida de lo posible sin perjudicar la investigación, por mantener la confidencialidad de los nombres de las personas citadas en una denuncia.
Formulario de denuncia
El formulario a continuación lo reciben directamente Le Chen, Director de Operaciones del Grupo, y Hilary McDonald, Consultora de Recursos Humanos de Proforest.
En el plazo de dos días laborables a partir de la recepción de una denuncia, se organizará una reunión preliminar para su revisión, físicamente o por videoconferencia, con el/la Director(a) de Operaciones del Grupo, el/la Director(a) de Recursos Humanos del Grupo y otros dos miembros de la Dirección Ejecutiva del Grupo para decidir si el asunto forma parte del ámbito de este procedimiento y, en caso afirmativo, si hay motivos para proceder a una investigación.
Cuando el asunto sea objeto de una investigación, ésta deberá llevarse a cabo con la mayor delicadeza posible y, normalmente, deberá completarse en un plazo de ocho semanas desde que se produjo la denuncia. En algunos casos, puede ser conveniente involucrar en la investigación a personas expertas u otros agentes externos.
Cuando una acusación se refiera a una persona determinada, se informará a la persona afectada de la acusación y de las pruebas que la apoyan. Antes de llegar a una conclusión final, se invitará a esta persona a responder a la acusación como parte de la investigación. El momento en que convenga informar a esta persona dependerá de la naturaleza del caso.
El Director(a) que presida el proceso elaborará un informe en el que se resumirán todas las revelaciones e investigaciones y las medidas adoptadas posteriormente.